Tipos y definición de informe

Un informe es un documento que presenta información en un formato organizado para una audiencia y propósito específicos. Aunque los resúmenes de los informes se pueden entregar oralmente, los informes completos casi siempre se presentan en forma de documentos escritos.

Kuiper y Clippinger definen informes comerciales como “presentaciones organizadas y objetivas de observaciones, experiencias o hechos utilizados en el proceso de toma de decisiones”
( Contemporary Business Reports , 2013).

Sharma y Mohan definen un informe técnico como “una declaración escrita de los hechos de una situación, proyecto, proceso o prueba, cómo se determinaron estos hechos, su importancia, las conclusiones que se han extraído de ellos y [en algunos casos] la recomendaciones que se están haciendo ”
( Business Correspondence and Report Writing , 2002).

Los tipos de informes incluyen notas , actas, informes de laboratorio, informes de libros , informes de progreso, informes de justificación, informes de cumplimiento, informes anuales y políticas y procedimientos.

Etimología: del latín, “llevar”

Observaciones

  • Los informes pueden cumplir cuatro funciones diferentes, y en ocasiones relacionadas. Se pueden usar como controles para garantizar que todos los departamentos estén funcionando correctamente, para proporcionar información, proporcionar un análisis y persuadir a otros para que actúen”.
    (H. Dan O’Hair, James S. O’Rourke y Mary John O’Hair, Comunicación empresarial: un marco para el éxito . South-Western College Publishing, 2001)

Características de un informe efectivo

  • “Los informes efectivos son entendidos por el lector como lo pretendía el escritor, e influyen en el lector para que actúe como lo desea el escritor. Los objetivos del escritor probablemente se alcanzarán si se corresponden con las necesidades y los objetivos del lector. empático, preciso, completo, conciso y claro . Por encima de todo, un informe eficaz presenta la información de forma ética “.
    (Shirley Kuiper y Dorinda Clippinger, Contemporary Business Reports, 5ª ed. South-Western, Cengage, 2013)

Warren Buffet se comunica con una audiencia

  • “Un consejo poco original pero útil: escriba con una persona específica en mente. Cuando escribo el informe anual de Berkshire Hathaway, finjo que estoy hablando con mis hermanas. No tengo problemas para imaginarlas: aunque son muy inteligentes, no son expertos en contabilidad o finanzas. Ellos entenderán el inglés simple , pero la jerga puede desconcertarlos. Mi objetivo es simplemente darles la información que desearía que ellos me suministraran si nuestras posiciones se revierten. Para tener éxito, no necesito ser Shakespeare; , sin embargo, tengo un sincero deseo de informar “.

(Warren Buffet, Prólogo de A Plain English Handbook [pdf]. Comisión de Valores de los Estados Unidos, 1998)

Informes largos y cortos

  • “En el mundo profesional, los responsables de la toma de decisiones se basan en dos tipos de informes : algunos informes se centran principalmente en la información (‘lo que estamos haciendo ahora’, ‘lo que hicimos el mes pasado’, lo que nuestra encuesta al cliente encontró, ‘ continuó en la reunión del departamento “). Pero más allá de simplemente proporcionar información, muchos informes también incluyen análisis (” qué significa esta información para nosotros “, qué cursos de acción se deben considerar,” qué recomendamos y por qué “).

Que incluir en el apéndice de un informe

“Para cada informe largo (formal), un sinnúmero de informes breves (informales) conducen a decisiones informadas sobre asuntos tan diversos como las sillas de oficina más cómodas para comprar o el mejor recluta para contratar para la capacitación administrativa. A diferencia de los informes largos, la mayoría de los informes breves no requieren planificación extendida, se preparan rápidamente, contienen poca o ninguna información de antecedentes, y no tienen un material inicial (página de título, tabla de contenido, glosario, etc.). Pero a pesar de su concisión , los informes breves proporcionan la información y el análisis que los lectores necesitar.”
(John M. Lannon, Comunicación técnica , Pearson, 2006)

Un apéndice es una colección de materiales complementarios, que generalmente aparecen al final de un informe , propuesta o libro. La palabra apéndice proviene del latín appendere , que significa “espera”.

Un apéndice generalmente incluye datos y documentos de respaldo utilizados por un escritor para desarrollar un informe. Aunque dicha información debería ser de utilidad potencial para el lector ( no tratada como una oportunidad para el relleno ), interrumpiría el flujo del argumento si estuviera incluido en el cuerpo principal del texto.

Ejemplos de materiales de apoyo

No todos los informes, propuestas o libros necesitan un apéndice. Sin embargo, incluir uno le permite señalar información adicional que es relevante pero que estaría fuera de lugar en el cuerpo principal del texto. Esta información puede incluir tablas, figuras, gráficos, cartas, notas u otros materiales. En el caso de trabajos de investigación, los materiales de apoyo pueden incluir encuestas, cuestionarios u otros materiales utilizados para producir los resultados incluidos en el documento.

“Cualquier información verdaderamente importante debe ser incorporada dentro del texto principal de la propuesta”, escriben Sharon y Steven Gerson en “Escritura técnica: proceso y producto”. “Los datos valiosos (prueba, justificación o información que aclara un punto) deben aparecer en el texto donde sea de fácil acceso. La información provista dentro de un apéndice está oculta, simplemente por su ubicación al final del informe. quiero enterrar las ideas clave.

Un apéndice es un lugar perfecto para archivar datos no esenciales que proporcionan documentación para referencia futura “.

Debido a su naturaleza suplementaria, es importante que no se deje que el material en un apéndice “hable por sí mismo”, escribe Eamon Fulcher. “Esto significa que no debe poner información vital solo en un apéndice sin ninguna indicación en el texto principal de que está allí”.

Un apéndice es un lugar ideal para incluir información como tablas, gráficos y otros datos que son simplemente demasiado largos o detallados para incorporarlos al cuerpo principal de un informe. Tal vez estos materiales se utilizaron en el desarrollo del informe, en cuyo caso los lectores pueden querer hacer referencia a ellos para verificar o localizar información adicional. Incluir los materiales en un apéndice suele ser la forma más organizada de ponerlos a disposición.

Convenciones de formato de apéndice

La forma de formatear su apéndice depende de la guía de estilo que haya elegido seguir para su informe. En general, cada elemento al que se hace referencia en su informe (tabla, figura, cuadro u otra información) debe incluirse como su propio apéndice. Los apéndices están etiquetados como “Apéndice A”, “Apéndice B”, etc. para que puedan citarse fácilmente en el cuerpo del informe.

Los trabajos de investigación, incluidos los estudios académicos y médicos, generalmente siguen las pautas de estilo de APA para el formateo de los apéndices.

Longitud de párrafo en composiciones e informes

En composición , redacción técnica y escritura en línea , el término longitud de párrafo se refiere al número de oraciones en un párrafo y al número de palabras en esas oraciones.

No hay una longitud establecida o “correcta” para un párrafo. Como se analiza a continuación, las convenciones sobre la duración apropiada varían de una forma de escritura a otra y dependen de varios factores, incluidos el medio , el tema , la audiencia y el propósito .

En pocas palabras, un párrafo debe ser tan largo o tan corto como deba ser para desarrollar una idea principal. Como dice Barry J. Rosenberg, “algunos párrafos deberían pesar apenas dos o tres oraciones, mientras que otros deberían tener un peso de siete u ocho oraciones sólidas. Ambos pesos son igualmente saludables” ( Spring Into Technical Writing for Engineers and Scientists , 2005).

Vea ejemplos y observaciones a continuación. Ver también:

  • La marca invisible de la puntuación: la ruptura del párrafo
  • Coherencia y cohesión
  • Desarrollo
  • Salto de párrafo y párrafo
  • Longitud de oraciones
  • Unidad

Ejemplos y observaciones

“Las duraciones de los párrafos , como las longitudes de las oraciones , dan a los ensayos un tipo de ritmo que los lectores pueden sentir, pero es difícil hablar de ellos … Un párrafo muy breve puede ser el tipo correcto de pausa después de uno largo y complejo. una serie de párrafos de aproximadamente la misma longitud puede dar al lector una sensación muy satisfactoria de equilibrio y proporción “.
(Diana Hacker y Betty Renshaw, Writing With a Voice , 2da ed. Scott, Foresman, 1989)

  • Duración de los párrafos en los ensayos
    “No existe una regla establecida sobre la longitud de los párrafos . Pueden ser largos o cortos …, aunque tenga en cuenta que tanto el más corto como el más largo son raros y debe tener cuidado en su uso. Lo que funciona mejor generalmente una mezcla de párrafos más largos y más cortos dentro del rango medio. Intente variar la longitud en lugar de buscar una fórmula establecida …. [Un] párrafo [que] contiene … 150 palabras … es probablemente el promedio para lo que la mayoría de las veces se usa en un ensayo “.
    (Jacqueline Connelly y Patrick Forsyth, Habilidades de redacción de ensayos: Técnicas esenciales para obtener las mejores calificaciones . Kogan Page Ltd., 2011)

 

  • Dividir un párrafo largo
    ” A veces puede descubrir que un punto particular de su ensayo es tan complejo que su párrafo crece demasiado, por ejemplo, sobre una página mecanografiada. Si ocurre este problema, busque un lugar lógico para dividir su información y comenzar un nuevo párrafo. Por ejemplo, puede ver un punto de división conveniente en una serie de acciones que está describiendo o una interrupción en la cronología de una narración o entre explicaciones de argumentos o ejemplos . Solo asegúrese de que comienza tu próximo párrafo con algún tipo de frase de transición o palabras clave para dejar el lector sabe que todavía está discutiendo el mismo punto que antes (“Otro problema más causado por el circuito de memoria defectuoso de la computadora es …)”.

(Jean Wyrick, pasos para escribir bien con lecturas adicionales, 8ª ed. Wadsworth, 2011)

  • Duración de los párrafos en la escritura académica
    “Los párrafos dan a los lectores un sentido de dónde termina una unidad y comienza otra, un sentido de cómo se desarrolla la discusión al pasar de un tema a otro … Los párrafos permiten al lector asimilar una idea a la vez sin convertirse abrumado.

“En la escritura académica moderna , los párrafos son generalmente de menos de una página de longitud. Pero es raro encontrar muchos párrafos cortos (de, digamos, menos de cuatro líneas) seguidos. Un párrafo típico tiene aproximadamente de diez a veinte líneas de longitud. Pero habrá variedad. A veces se necesitan párrafos cortos para otros propósitos además de diseñar un componente del argumento. Por ejemplo, un párrafo transitoriopodría ser necesario en cierto punto para resumir todo lo que se ha establecido hasta ahora y para indicar a dónde irá el argumento a partir de aquí.

“Y a veces los párrafos cortos pueden simplemente subrayar un punto”.
(Matthew Parfitt, escribiendo en respuesta . Bedford / St. Martin’s 2012)

  • Longitud de párrafo en negocios y redacción técnica
    “Cuantificar la longitud de párrafo es difícil, pero en la escritura comercial y técnica , los párrafos que exceden de 100 a 125 palabras deben ser raros. La mayoría de los párrafos constarán de tres a seis oraciones. -Tercera de una página, probablemente sea demasiado larga. Un párrafo a doble espacio no debe exceder la mitad de una página.

“El formato del documento debe influir en la longitud del párrafo. Si un documento tiene columnas angostas (de dos a tres en la página), los párrafos deberían ser más cortos, tal vez con un promedio de no más de 50 palabras. Si un documento utiliza un formato de página completa (una columna), la longitud promedio del párrafo puede llegar a 125 palabras.

“La longitud es, por lo tanto, una función de la apariencia y el alivio visual”.
(Stephen R. Covey, Guía de estilo para negocios y comunicación técnica , 5ª ed. FT Press y Pearson Education, 2012)

  • Duración del párrafo en la escritura en línea
    “Si se quieren creer las estadísticas, al final de esta oración, habrá perdido a la mayoría de ustedes. Porque según algunas estimaciones, el tiempo promedio que se pasa en una página web es de 15 segundos …

” . Y así, los webmasters de todo el mundo han lanzado un programa de austeridad de emergencia, podando, recortando, compactando todo lo posible en un intento frenético de ahorrar a nuestros lectores unos preciosos segundos. . . .

“La víctima más obvia de este impulso de la economía es el venerable párrafo …

“. Internet. . . ha ejercido una mayor presión a la baja en la longitud del párrafo. Leer en la pantalla de un portátil o en un teléfono es más lento y fatigoso, y es más difícil mantener su lugar; insertar saltos regulares y claros (líneas completas en lugar de sangrías) es una forma de crear una experiencia de lectura más fluida.

“Nada de esto está en disputa. Pero consideren este artículo reciente en el sitio web de la BBC . Con dos excepciones, todos los párrafos de esta historia consisten precisamente en una oración ….

“Una razón sola, es suficiente para justificar la Campaña de Guardar el Párrafo. El tiempo era, cuando te encontraste con un párrafo de una oración, sabías que contenía cosas poderosas (en opinión del escritor, al menos) Un breve párrafo, que viene después de muchos largos, podría dar un golpe real “.
(Andy Bodle, “Punto de ruptura: ¿está la escritura en la pared para el párrafo?” The Guardian , 22 de mayo de 2015)

  • Párrafos de una oración
    “Ocasionalmente, un párrafo de una oración es aceptable si se usa como una transición entre párrafos más largos o como una introducción o conclusión de una oración en la correspondencia”.
    (Gerald J. Alred, Charles T. Brusaw y Walter E. Oliu, The Business Writer’s Handbook , 10ª ed. Bedford / St. Martin’s, 2012)
  • Longitud y tono de párrafo
    “¿Cuánto dura un párrafo ?

” Tan corto como eso.

“Más corto”.

O siempre que sea necesario para cubrir un tema. . . .

“Pero hay una complicación. La escritura que pretende ser atractiva, como la escritura en periódicos, revistas populares y libros, utiliza párrafos más cortos que la escritura más ambiciosa y ‘profunda’. Se comienzan nuevos párrafos antes de que se agote un tema.

” En cualquier momento.

“Sin ninguna razón en absoluto

” . Porque cada nuevo párrafo aligera el tono , alienta a los lectores, ofrece un punto de apoyo en la página.

“Cuando los párrafos son cortos, la escritura parece más fácil. Menos felizmente, también parece desarticulada y superficial, como si el escritor pudiera”.

“Por lo tanto, el párrafo , como mucho más, es una cuestión de tono. Desea tener una longitud de párrafo adecuada para su tema, su audiencia y su grado de seriedad (o frivolidad)”.
(Bill Stott, escribe al punto . Anchor Press, 1984)

Fuentes

  • Fulcher, Eamon. Una guía para el trabajo del curso en psicología . Psychology Press, 2005.
  • Gerson, Sharon J. y Steven M. Gerson. Redacción técnica: proceso y producto . Pearson, 2009.
  • Hynes, Geraldine E. Communication gerencial: estrategias y aplicaciones , 6ª ed. SAGE, 2016
  • Kolin, Philip C. Escritura exitosa en el trabajo . Cengage Learning, 2017.

Véase también

Tipos y definición de informe
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